Vacature: Partnership & Event Coördinator (36-40 uur) Mud Masters & GYMRACE

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van het onderhouden van relaties, het regelen van details en het succesvol uitvoeren van plannen? Vind je het leuk om te schakelen tussen eventproductie, marketing en sponsoren, goede doelen, bedrijven en gyms? Dan zoeken wij jou om ons team te versterken.

‍Wat ga je doen?
Jij bent het dagelijkse aanspreekpunt voor onze partners. Van sponsoren en goede doelen tot gyms en bedrijven die met grote groepen deelnemen aan onze events.

Je zorgt ervoor dat alle afspraken met partners goed worden vastgelegd, opgevolgd en uitgevoerd. Je bewaakt de planning, stemt af met verschillende teams en zorgt ervoor dat partners een geweldige ervaring hebben voor, tijdens en na onze evenementen.

Je werkt nauw samen met onze senior partnership manager, die verantwoordelijk is voor de commerciële partnerships en strategische relaties. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en dat partners krijgen wat is afgesproken.

Jouw taken en verantwoordelijkheden op een rijtje:

Partnermanagement

• Je houdt contact en bewaakt afspraken met partners (o.a. sponsoren, goede doelen, gyms) gedurende het volledige traject: voor, tijdens en na het evenement.
• Je ondersteunt de senior partnership manager bij het beheren van bestaande relaties.
  ‍

Activatie & Branding

• Je vertaalt partnerafspraken naar concrete actiepunten.
• Je coördineert sponsoruitingen, branding en activaties. Daarbij ondersteun je ook het productieteam met het event branding en signingplan.
• Je bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat alle deliverables tijdig worden uitgevoerd.
• Je stemt af met marketing en externe leveranciers over de uitvoering van partneractiviteiten.
  ‍

Event Delivery

• Je werkt nauw samen met het productieteam om partnerafspraken op locatie te realiseren.
• Je zorgt dat sponsorbranding, activaties, hospitality en andere partnerrechten correct worden uitgevoerd.
• Je houdt overzicht over alle partnerverplichtingen en signaleert tijdig eventuele knelpunten.
  ‍

Ticketing & Groepsdeelnames

• Je ondersteunt bedrijven, goede doelen en gyms bij (groeps)inschrijvingen en deelname.
• Je zorgt ervoor dat alle administratieve processen rondom partnerdeelnames soepel verlopen.
  ‍

Evaluatie & Administratie

• Je verwerkt partnerafspraken en houdt systemen en planningen up-to-date.
• Je ondersteunt bij evaluaties en rapportages na afloop van evenementen.
• Je zorgt ervoor dat alle informatie overzichtelijk wordt vastgelegd voor toekomstige events.

‍
Wie zijn wij?
Mud Masters is al sinds 2012 een gevestigde naam op het gebied van obstacle runs in Nederland en Duitsland. Modder, teamwork, fun en festivalsfeer staan centraal.
En dan is er GYMRACE. Een next level fitnessrace waar gym lovers en competitie samenkomen. Na de eerste editie in 2025 is het merk nu snel groeiend in Nederland, Duitsland, Engeland en Frankrijk. Kortom: klaar om Europa te veroveren.
‍
Het team‍
Je wordt onderdeel van ons compacte team, dat grote dingen doet. Je werkt nauw samen met onze partnership manager, het marketing- en productieteam.

‍
Wie ben jij? Jij brengt:

Organisatietalent
Je houdt van structuur, overzicht en planning. Je kunt meerdere projecten tegelijkertijd beheren zonder details uit het oog te verliezen.

Sterke communicatieve vaardigheden
Je schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders en voelt goed aan wat partners nodig hebben.

‍Hands-on mentaliteit
Je steekt graag de handen uit de mouwen en vindt het leuk om dingen daadwerkelijk geregeld te krijgen. Je krijgt energie van intensieve én leuke eventweekenden.

‍Nauwkeurigheid
Je werkt zorgvuldig, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald.

Teamspirit
Je werkt graag samen met collega's uit verschillende disciplines en begrijpt dat succesvolle evenementen altijd een teamprestatie zijn.

‍Beschikbaarheid in eventweekenden
Je bent bereid en beschikbaar om te werken tijdens ongeveer 12 eventweekenden per jaar.

Ervaring
Je hebt bij voorkeur 3 jaar werkervaring in eventmanagement, accountcoördinatie, projectmanagement, marketingcoördinatie of een vergelijkbare rol.
Ervaring met evenementen, sponsoring, partnerships of activaties is een pré.

‍Waarom bij ons werken?

·  Je levert een directe bijdrage aan de groei van twee van de vetste sportevents van Europa.
·  Je werkt samen met een enthousiast, ambitieus en ervaren team.
·  Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om jezelf te ontwikkelen.
·  Je gaat mee op tour naar evenementen in binnen- en buitenland.
·   Hybride werken is mogelijk in overleg. Ons kantoor staat in Utrecht.
·   Marktconform salaris passend bij je opleiding, kennis en ervaring.
·   Er is veel ruimte voor eigen inbreng en om te groeien en jezelf te ontwikkelen. Je kunt veel van ons leren, en wij van jou!

‍Hoe ziet ons sollicitatieproces eruit?
Je stuurt je CV en een korte motivatie naar ons toe vóór 24 juli. Na een eerste selectie nodigen we je uit voor een gesprek op ons kantoor in Utrecht.

Bevalt dit gesprek van beide kanten? Dan volgt een tweede gesprek waarin we dieper ingaan op de functie en jouw ervaring.

Zijn we daarna allebei enthousiast? Dan doen we je een voorstel en kun je aan de slag om samen met ons verder te bouwen aan Mud Masters en GYMRACE. Idealiter ga je gelijk mee op onze eventtour in september en oktober.

Heb je in de tussentijd nog vragen? Stel ze dan gerust aan remi@mudmasters.nl.

Wie weet zien we je snel!
‍